Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang

Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).

Netoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjuala dan gudang. Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

 Keterangan:
1. Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang (BPPBG)
2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG
3. Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
    Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan
    Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nonor.

Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb:

1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya dari gudang .
2. Departemen inim akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya.
3. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan lengkap.
4. Departemen pengolahan data. Setelah komputer menerima input data p[engiriman, baru menjalankan program edit dat dan pencetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman. Prasedur ini akan memutakhirkan rile kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari prosese ini adalah surat meat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada dalam proses pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok atau pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman.
5. Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan mendistribusikannya sbb:

          Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu ba gian penagihan agar mulai
          menyiapkan faktur penjualan.
          Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman
          Lembar ke-3 beserta barang dan slip[ pengepakan dikirimkan ke pembeli
          Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau
          pengiriman barang.



Apabila pesanan pelanggan dapat dipenuhi, seluruhnya ataupun sebagian, bagian pengelolaan data mencatat dua jenis dokumen yakni : kesanggupan memenuhi pesanan dan order penjualan.

Dokumen kesanggupan memenuhi pesanan adalah semacam pemberitahuan kepada pelanggan bahwa perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan kondisi yang ada. Dokumen ini mberfungsi sebagai bukti komitmen perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan kondisi seperti tercantum didalam dokumen tersebut.

Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikesas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. Order penjualan merupakan dasar bagi otorisasi gudang untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain tanpa didukung oleh order penjualan, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang apapun dari dalam gudang.

Order penjualan dikirim ke bagian gudang dan bagian pengiriman melalui terminal dan bagian pengiriman melalui terminal yang terdapat pada masing-masing unit organisasi tersebut. Peoses pembuatan order penjualan dan penyerahannya ke bagian gudang dan bagian pengiriman itu senantiasa dapat dipantau oleh bagian penjualan melalui terminal yang tersedia. Bila terjadi kesalahan dalam pembuatan order penjualan tersebut, bagian penjualan dapat melakukan koreksi-koreksi dengan jalan memberitahukan kepada bagian pengelolaan data.

Order penjualan yang diterima oleh bagian gudang segera ditindak lanjuti oleh para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang yang dimaksud untukm dikirmkan ke bagian pengiriman.

Order penjualan dapat digunakan sebagai bukti pengalihan tanggungjawab atas barang dari bagian gudang kebagian pengiriman. Prngalihan tanggungjawab itu dijelaskan dengan tanda tangan kepala gudang pada order penjualan yang memuat kuantitas barang yang diserahkan.

Dibawah ini adalah contoh formulir laporan pengiriman barang sbb: