Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar penghitungan persediaan dapat dilakukan minimal sekali setahun. Namun demikian hasil penghitungan persediaan tidak dapat menggantikan angka yang tercatat di buku persediaan, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek kecermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada. Perbedaan yang mungkin timbul antara hasil penghitungan fisik persediaan dan catatan persediaan antara lain bisa disebabkan oleh kerusakan, aus atau susut barang serta kesalahan dalam pencatatan.
Selain untuk mengoreksi kesalahan catatan persediaan, penghitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor independen. Dalam melakukan pemeriksaan, auditor independen atau wakilnya sedapat mungkin ikut hadir dalam pemeriksaan fisik persediaan.
Frekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan perusahaan, tingkat internal chek yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan frekuensi yang lebih tinggi bisa dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. Sedangkan penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan frekuensi yang lebih rendah. Penghitungan fisik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu manakala barang persediaan yang dihitung itu bernilai sangat tinggi.
Karena penghitungan fisik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan operaional perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan perusahaan dan jumlah persediaan tengah menurun. Jika perusahaan menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat penghitungan persediaan tidak perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun memang lebih baik, karena memperkecil kemungkinan terjadinya perbedaan antara catatan persediaan dan fisik persediaan. Tetapi perlu pula diingat bahwa pada akhir tahun, produksi biasanya tidak berjalan dan karyawan libur tahun baru, sehingga penghitungan lebih awal dianggap lebih praktis. Dilain pihak, jika perusahaan tidak menerapkan sistem perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka penghitungan persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku.
Sebelum penghitungan dilakukan, perlu dilakukan beberapa persiapan pendahuluan. Biasanya perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-benar menguasai tehnik penghitungan barang. Barang-barang yang akan dihitung sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat kontrol harus digunakan formulir penghitungan. (Lihat peraga 16.10) yang baik. Bentuk formulir penghitungan persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak pencatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih efisien.
Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun demikian formulir juga bisa dibuat beberapa jenis, yaitu untuk mencatat hasil penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada formulir hasil penghitungan fisik, dan untuk mencatat harga dan ikhtisar total persediaan.
Contoh : Formulir Penghitungan Fisik Persediaan.
Gambar 16.10
Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta mencatat hasilnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan antara lain adalah sebagai berikut :
- Pemilihan anggota tim. Anggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola persediaan disertai dengan petugas pengelola persediaan. Yang penting adalah bahwa anggota tim yang dipilih hendaknya benar-benar memahami tahapan proses produksi perusahaan. Dengan demikian dia harus dapat mengantisipasi berbagai peristiwa yang mungkin terjadi serta berbagai permasalahan yang mungkin timbul dan mencari penyelesaian dengan baik.
- Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim yang biasanya adalah menejer akuntansi tahu pimpinan satuan pengawas intern, harus membuat semacam kerangka prosdur yang harus diikuti dalam proses perhitungan. Prosedur itu harus dibuat tertulis dan di bagikan kepada anggota tim, dan diintruksikan agar angota tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang terangkum dalam prosedur
- Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak.
- Barang berkualitas rendah. Jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-barang yang berkualitas rendah atau rusak, hyendaknya barang-barang tersebut dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah pula untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh manajemen.
- Pergerakan barang. Selama proses perhitungan setiap pergerakan barang baik masuk maupun keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan sepanjang memang benar-benar diperlukan, dan pergerakan itu harus dicatat dalam suatu formulir khusus. Jika selama proses perhitungan persediaan ternyata aktivitas pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus benar-benar diawasi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau luputnya barang dari perhitungan didua lokasi dapat di hidarkan.
- Penyusunan barang. Barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga memudahkan perhitungan. Barang- barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus diberi tanda dengan jelas.
- Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing –masing kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. Untuk memudahkan pencatatan hasil perhitungan dan memperkuat pengendaliaan intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan menggunakan alat bantu formulir perhitungan yang disesuaikan dengan cara kerja tim. Peraga ( 16-10) memberikan contoh mengenai formulir tersebut. Formulir itu dibagi menjadi tiga bagian yaitu : (a) Bagian pertama atau bagian bawah formulir, memuat data hasil perhitungan yang dilakukan kelompok pertama. (b) Bagian kedua, yaitu bagian tengah formulir, memuat data hasil perhitungan kelompok kedua. (c) Bagian ketiga yaitu bagian atas formulir, apabila perhitungan telah selesai akan ditinggalkan pada barang dan akan berfungsi sebagi tanda bahwa barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan tertulis diatasnya kata-kata SELESAI DIHITUNG.
